La gestión de inventarios es una parte fundamental de la logística y es una responsabilidad clave en esta área. La gestión de inventarios se refiere al proceso de supervisar y controlar los niveles de existencias de una empresa para asegurarse de que haya suficientes productos disponibles para satisfacer la demanda de los clientes, al mismo tiempo que se minimizan los costos asociados al almacenamiento y la obsolescencia de productos. La responsabilidad de la gestión de inventarios en el ámbito logístico implica varias tareas y actividades esenciales, incluyendo Planificación de inventarios:
Esto implica determinar cuánto stock se debe mantener en función de la demanda prevista, los plazos de entrega de los proveedores, las fluctuaciones estacionales y otros factores relevantes. La planificación de inventarios busca evitar la escasez de productos y la acumulación excesiva de existencias.
Hay diferentes formas de gestionar medicamentos en el inventario según diferentes criterios. las clásicas son el ABC y la matriz de Kraljicon las maocidas o las que usualmente se utilizan. Desarrollaremos un breve resumen, la clasificación ABC es una técnica de gestión de inventario que se utiliza para categorizar y priorizar los productos o elementos en función de su importancia relativa. Esta técnica es ampliamente utilizada en la gestión de inventario y compras para ayudar a las empresas a tomar decisiones informadas sobre cómo asignar recursos y atención a diferentes elementos de inventario. La clasificación ABC se basa en el principio de que no todos los elementos del inventario son igualmente importantes ni tienen el mismo impacto en el negocio.
La clasificación ABC se divide en tres categorías principales, que se denominan A, B y C, y se definen de la siguiente manera : Categoría A: Esta categoría incluye los elementos de inventario que son los más valiosos en términos de su impacto financiero en la empresa.
A menudo, estos productos representan una pequeña cantidad del inventario en términos de cantidad física, pero tienen un alto valor en términos de ventas o costos. La gestión de estos elementos debe ser cuidadosa y a menudo se realiza un seguimiento más cercano, se basa en el principio de Pareto o regla del 80/20, que indica que el 20% del esfuerzo es responsable del 80% de los resultados Categoría B: Los elementos en esta categoría son de importancia intermedia. No son tan valiosos como los de la categoría A, pero aún así tienen cierta relevancia para el negocio. La gestión de estos elementos se encuentra en un punto intermedio en términos de atención y recurso Categoría C: Esta categoría incluye los elementos de inventario de menor importancia. Por lo general, representan una gran cantidad en términos de cantidad física, pero su valor financiero es relativamente bajo.
La gestión de estos elementos suele ser más relajada y puede requerir menos atención.
Por otro lado encontramos la matriz de Kraljic, es una herramienta que permite realizar una clasificación de los materiales y de los servicios que requiere un hospital Estos materiales y servicios se clasifican de acuerdo con el nivel de riesgo que implican, en cuanto al suministro.
Pero sobre todo por la manera como pueden afectar financieramente el resultado final del proceso empresarial. utilizada en la gestión de compras que permite clasificar los productos, materiales o insumos a comprar, considerando los riesgos que estos tienen para la empresa y su impacto en los estados de resultados Encontramos 4 cuadrantes Estratégicos, Apalancados Cuello de Botella y Rutinarios, haremos una breve descripción de cada uno: Productos Estratégicos (Producto Críticos o Leverage):Estos son productos o servicios que tienen un alto impacto en el negocio de la organización con respecto a los proveedores pocos, por tanto se busca establecer relaciones a largo plazo con los mismos desarrollando estrategias de colaboración. Apalancados (Productor Leverage).
En este cuadrante se encuentran los productos o servicios que tienen un alto impacto en los objetivos estratégicos de la organización, pero un bajo riesgo en términos de suministro o costos, es decir varios proveedores.}
Cuello de Botella (Productos Críticos) En este cuadrante se encuentran los productos o servicios que tienen un bajo impacto en los objetivos estratégicos de la organización, pero un alto riesgo en términos de suministro o costos.
Estos productos no son críticos para el negocio en sí, pero su escasez o problemas en el suministro pueden tener un impacto negativo significativo.
Rutinarios (No Criticos) En este cuadrante se encuentran los productos o servicios que tienen un bajo impacto en los objetivos estratégicos de la organización y un bajo riesgo en términos de suministro o costos.
A pesar de estas dos formas de gestionar el inventario (ABC y Kraljic ) se han encontrado que muchos Hospitales mantienen grandes existencias de artículos no móviles que bloquean una gran cantidad de capitales necesitaba clasificar los productos en función de su importancia y prioridad de control.
Por tal motivo se entendió que la mejor forma de gestionar el inventario de medicamentos era el análisis VED este es un método que compara los resultados reales con los resultados planificados o presupuestados para identificar discrepancias o variaciones.
En el contexto de la gestión de inventario, el análisis de variaciones ayuda a los Hospitales a rastrear y comprender las diferencias entre los niveles, costos y uso de inventario esperados y reales. El acrónimo “VED” significa Vital, Esencial y Deseable.
Esta clasificación ayuda a los hospitales a asignar sus medicamentos de manera eficiente y priorizar los esfuerzos de control de inventario. Los Artículos Vitales: Son elementos críticos que son esenciales para las operaciones de la organización. Por lo general, tienen una gran demanda y pueden tener alternativas limitadas. Como resultado, mantener un suministro adecuado de artículos vitales es crucial para evitar interrupciones.
Artículos Esenciales: Los artículos esenciales son importantes, pero no tan críticos como los vitales. Tienen una demanda moderada y, si bien su escasez puede no causar interrupciones inmediatas, puede afectar la eficiencia operativa. Artículos Deseables: Los artículos deseables son aquellos con
baja demanda y relativamente poca importancia. Estos elementos no son críticos para las operaciones diarias y, a menudo, se pueden gestionar con mayor flexibilidad.
El análisis VED ayuda a determinar cómo asignar recursos, como medidas de control de inventario y estrategias de adquisiciones, en función de la criticidad de los artículos.
Garantiza que los elementos más críticos reciban el más alto nivel de atención y recursos.
La implementación del análisis VED ayuda a optimizar su gestión de inventario al reducir el riesgo de desabastecimiento de artículos vitales y, al mismo tiempo, permitir una mayor flexibilidad y ahorro de costos en la gestión de artículos menos críticos.
El análisis VED han sido utilizados en la gestión empresarial durante varias décadas. Su desarrollo y aplicación son parte de la evolución continua de las mejores prácticas en la gestión de inventarios y la optimización de la cadena Logística. Por lo tanto, tiene una importancia sobresaliente en la gestión de medicamentos.