“El Plan Maestro de Validación (PMV), es un documento integral que además, proporciona información actualizada sobre todo el proceso de la validación…”
“El Plan Maestro de Validación, se trata de un documento oficial”…
Para establecer un modelo, para la validación de un proceso en la Industria farmacéutica, es necesario establecer un plan maestro de validación de tal manera que se establezca en forma ordenada todas las etapas que se deben cumplir para poder
validar un proceso con éxito.
El Plan Maestro de Validación (PMV), es un documento integral que establece la estrategia a utilizar por cada empresa, para realizar su programa de validaciones y que define en forma detallada y ordenada, todas las actividades que la empresa debe desarrollar para cumplir con los requerimientos regulatorios, por lo tanto, es un documento auditable por las autoridades sanitarias de cada país.
Este plan es un documento formal que describe brevemente por qué, quién, cómo, y cuándo se llevarán a cabo la validación en la empresa.
Además, proporciona información actualizada sobre todo el proceso de la validación, describe las diferentes etapas del ciclo de vida de la validación, incluyendo todos los equipos, sistemas que deberán ser calificados y calibrados y los métodos y procedimientos que deberán ser validados.
También establece cuándo se deberán llevar a cabo dichas calificaciones o validaciones, estableciendo un orden lógico para la realización de cada etapa, como por ejemplo antes de validar un proceso de manufactura debemos tener calibrados los instrumentos, calificados los equipos y los sistemas.
El Plan Maestro de Validación incluye un cronograma con las actividades que se deben desarrollar, los plazos que la empresa defina o que eventualmente puedan ser solicitados por la autoridad sanitaria. Este plan debe tener objetivos claros, reales y recursos asignados para la realización de todas las actividades programadas.
El Plan Maestro de Validación deberá además indicar cuándo y por qué se llevarán a efecto las recalificaciones y revalidaciones en la empresa.
El Plan Maestro de Validación deberá ser elaborado de acuerdo con las necesidades de cada empresa, considerando los objetivos acordados en el comité de validación.
Dependiendo de los objetivos planteados, existen distintos tipos de Plan Maestro de Validación, el más común y el más recomendable es el Plan Maestro de Validación General o Integrado, además existen otros planes más específicos que contempla sólo las actividades correspondientes a un área determinada del proceso como por ejemplo control de calidad.
El Plan Maestro de Validación, por tratarse de un documento oficial, deberá ser confeccionado de acuerdo con lo establecido por la documentación general del sistema de aseguramiento de calidad de la empresa, la que habitualmente se encuentra definida en un procedimiento estándar de operación.
En general debe contener, por ejemplo, una portada con la codificación del documento, versión y fecha. Luego, en la segunda hoja se deben consignar las firmas y aprobaciones de las personas que redactan, revisan y aprueban.
A continuación, es necesario agregar una tercera hoja con el registro de control de cambios, que contiene las modificaciones históricas que ha tenido el documento. Una cuarta hoja debe contener un registro de la distribución del documento. El índice finalmente da inicio al desarrollo del Plan Maestro de Validación.
Contenido mínimo que debe tener el plan maestro de validación:
- Objetivos
El Plan Maestro Validación debe definir claramente los objetivos que la empresa pretende alcanzar en términos de validaciones.
El objetivo fundamental del Plan Maestro Validación consiste en presentar todo el trabajo que se realizará en forma sistemática y completa, estableciendo claramente: el conjunto de actividades y los procesos críticos.
Los Objetivos Específicos deberán ser descritos de acuerdo con las etapas que se quiere abarcar, ya que dado lo extenso del trabajo no es posible desarrollar el PMV en una sola etapa. - Alcance
Debe quedar definida la extensión que tendrá el documento, las etapas que abarcará o si considerará el Plan Maestro Validación completo, por lo tanto, deben quedar claramente establecidas todas las actividades referidas a la calificación de áreas y de los equipos involucrados en la validación de los procesos. - Presentación de la Empresa
En el Plan Maestro de Validación se debe presentar a la empresa, consignando su estrategia en términos de calidad y validaciones, la ubicación geográfica de la planta de producción, los productos elaboran, si son, por ejemplo: sólidos, semisólidos, inyectables, etc. Igualmente deben ser definidas todas las áreas que se encuentran dentro del
laboratorio de producción.
En esta presentación es recomendable incluir además datos históricos relevantes, representaciones, licencias, países de los cuales importa o a los que exporta y las certificaciones de calidad que posee. - Política de Validación
La empresa deberá declarar su política de validación, de tal manera que ésta sea entendida por todas las áreas involucradas, de igual forma que la política de calidad, y esta debe quedar escrita en el PMV.
Cada empresa deberá además controlar por medio de auditorías de calidad, si su política de validaciones se está cumpliendo y si es coherente con los requerimientos regulatorios existentes en el país. - Gestión del Plan Maestro de Validación
El Plan Maestro de Validación debe estar vigente a partir de la última fecha de aprobación y contar con las firmas correspondientes.
Debe quedar consignado qué área del laboratorio es responsable del archivo y de la distribución del Plan Maestro de Validación, esta función normalmente se le asigna al Departamento de Aseguramiento o Garantía de Calidad.
Se debe establecer la vigencia deseada del documento, incluyendo las alternativas de adaptación que determine el control de cambios. - Firmas y aprobaciones
El comité de validación será responsable de realizar y revisar el Plan Maestro de Validación.
En la mayoría de las empresas este documento es aprobado por el Gerente General, o por las personas que éste designe.
Se debe contar con una correcta identificación de la persona responsable, su nombre y apellido, cargo que ocupa dentro de la empresa, su firma y la fecha del documento. Las aprobaciones del documento van en una hoja separada que habitualmente corresponden a la hoja 2 del documento.
Es muy habitual que la redacción sea hecha por más de una persona, lo mismo que la revisión, por lo tanto, todas las personas que participen en estas responsabilidades deben ser incorporados en la hoja de firmas y aprobaciones
del Plan Maestro de Validación. - Control de Cambios
En todo Plan Maestro de Validación deberá existir un registro denominado “Control de Cambios o Historial de Modificaciones”, en el cual se registrará todas las causas de las modificaciones que han dado origen a nuevas versiones.
Habitualmente se incluye una hoja que corresponde a la tercera con el registro de control de cambios históricos, de tal manera que este documento sea un registro disponible cuando el Plan Maestro de Validación sea auditado.
En este registro se debe documentar claramente, versión, fecha del cambio, motivo del cambio.
Si se modifica un documento cualquiera sea este o su motivo, la modificación deberá ser firmada y fechada por el comité de validaciones, de acuerdo con la matriz de aprobaciones y se deberá leer la información original que ha sido modificada.
Además, deberá quedar definido el motivo de modificación, la versión anterior del Plan Maestro de Validación se guardará como un documento de respaldo de dicho cambio por el periodo que la empresa estime en el archivo de documentación obsoleta. - Organización y responsabilidades para el plan maestro de validación
La empresa debe contar con una organización establecida, con descripciones de cargo y responsabilidades claramente definidas, que permitan a cada uno de sus integrantes saber, ¿qué?, ¿cómo? y ¿cuándo? hacer las cosas, dentro del marco de sus competencias y responsabilidades previamente definidas.
En este punto es conveniente adjuntar el organigrama de la empresa o únicamente el organigrama relacionado con las actividades de validaciones.
Para que el programa de validación se lleve a cabo de manera satisfactoria, deberá existir el compromiso de la alta gerencia y de todas las áreas, con recursos asignados y responsables claramente definidas. - Comité de Validaciones y sus responsabilidades
Para el desarrollo del Plan Maestro de Validación es necesario que la empresa cree un comité de validaciones, el que debe estar formado por un equipo multidisciplinario de profesionales de las distintas áreas de la empresa, con vasta experiencia para llevar a cabo de manera satisfactoria las actividades de calificación, calibración y validación
designadas, involucradas en el proceso productivo, este comité tiene la responsabilidad de elaborar el Plan Maestro de Validación y desarrollar los planes anuales de Validaciones, que están incluidos dentro de este plan.
Deberá existir una matriz de responsabilidades donde deberá quedar claramente definidas las responsabilidades de cada uno de los integrantes del comité de validación, de esta manera se evitará errores por confusión. - Documentación Requerida para el Plan Maestro de Validación
La documentación usar es de gran importancia en el PMV, ya que es la evidencia Documentada y el respaldo de que las actividades fueron realizadas, entre esta documentación tenemos:
• Protocolos para cada etapa del PMV
Protocolo: se define como un conjunto de instrucciones por escrito con un alcance mayor que un procedimiento estándar de operación, describe los detalles de un estudio integral planificado, incluye antecedentes importantes, explica el fundamento
lógico y objetivo del estudio, describen completamente los procedimientos que se seguirán y las responsabilidades, fija los parámetros a medir, incluye un historial de cambios, describen como se analizan los resultados, facilita criterios de
aceptación determinados con anterioridad para extraer conclusiones, establece, cuando recalificar o revalidar.
Es conveniente establecer protocolos tipos para cada etapa del PMV, de tal manera que cada vez que se emita un protocolo para un estudio determinado se tenga claro que antecedente, pruebas y ensayos debemos incorporar en dicho protocolo, evidentemente las pruebas y ensayos variarán de protocolo en protocolo, y serán diferentes para distintas áreas, equipos y/o procesos.
• Reportes o Informes de Validación
El Reporte o Resumen, es un documento codificado, que recopila la información completa, que se debe mantener de una calificación o validación. Contiene los registros de todos los resultados de las pruebas realizadas en las calificaciones
y/o validaciones.
Este documento debe estar debidamente aprobado y firmado con la documentación correspondiente.
• Procedimientos Estándar de Operación
Cada etapa del Plan Maestro de Validación debe quedar definida claramente antes de iniciar el desarrollo del Plan Maestro de Validación en un procedimiento estándar de operación para cada etapa de él.
Estos procedimientos deberán formar parte de la documentación general del sistema de calidad de la empresa.
• Documentos generales para anexar en el PMV
Estos son documentos oficiales como: certificados, planos, gráficos y/o esquemas que pueden ser aportados por ejemplo por proveedores, certificación de aceros, certificación de soldaduras, esquemas y planos de instalaciones de
aire y agua, certificados de calibración de masas patrones, certificados de empresas que realizan calibraciones y que se encuentren acreditados, certificados de estándares primarios, secundarios, etc.
Estos documentos se anexan de acuerdo con lo que se requiera en cada etapa de la calificación y/o validación, adjunto a los protocolos.
En resumen, el PMV debe tener un contenido claro y quedar respaldado por una documentación adecuada que le permita a la empresa tener una trazabilidad completa de cada una de las acciones realizadas para completar su proceso de Validación con éxito.
Esquema plan maestro de validación o “v” de la validación
En el esquema que vemos a continuación, se gráfica claramente las etapas que se deben realizar hasta llegar a la obtención de un proceso de producción validado