El término resultado fuera de especificación (OOS) incluye todos los resultados de ensayos que caen fuera de las especificaciones o criterios de aceptación establecidos, ya sea en archivos maestros de medicamentos (DMF), Farmacopeas oficiales o por el fabricante. El término también aplica a los resultados de análisis de laboratorio de producto en proceso.
Los organismos reguladores requieren la realización de una investigación debidamente documentada cada vez que se obtenga un resultado fuera de especificación con el propósito de determinar la causa del mismo. La fuente del resultado OOS debe identificarse claramente, ya sea como una aberración del proceso de medición o del proceso de elaboración del lote. Incluso si el resultado OOS implica el rechazo del lote la investigación debe realizarse de manera de determinar si está asociado con otros lotes de este u otros productos farmacéuticos. En ningún caso el rechazo de lotes exime al laboratorio de realizar la investigación.
La investigación del resultado OOS debe ser exhaustiva, oportuna, imparcial, bien documentada y científicamente sólida.
La gerencia del laboratorio debe asegurar la confiabilidad del valor individual obtenido y estar al tanto de la importancia de los resultados OOS para el programa de garantía de calidad del laboratorio. Como parte de un sistema de calidad eficaz, la alta dirección de la empresa debe supervisar adecuadamente las tendencias observadas y garantizar que se aborden las áreas problemáticas.
El error de laboratorio debe ser relativamente raro. Errores frecuentes sugieren un problema que podría deberse a capacitación inadecuada de los analistas, equipos mal mantenidos o calibrados, o trabajo descuidado.
En mayo de 2022 la Food and Drugs Administration de los Estados Unidos, FDA, publicó la Guía para la Industria “Investigación de resultados fuera de especificación” Revisión 1. Se trata de una actualización de los lineamientos publicados en la guía anterior de octubre de 2006.
Esta guía para la industria proporciona el pensamiento actual de la agencia sobre la forma de evaluar los resultados fuera de especificación.
Fases de la investigación de los resultados OOS
Fase I
La primera fase debe incluir una evaluación inicial de los datos del laboratorio. Siempre que sea posible, esto debe hacerse antes de descartar las preparaciones de ensayo (incluida la alícuota ensayada). De esta manera, las hipótesis sobre errores de laboratorio o mal funcionamiento del instrumento se pueden probar utilizando las mismas preparaciones de muestra y estándar. Si esta evaluación inicial indica que no se cometieron errores causales en el método analítico utilizado para llegar a los datos, se debe realizar una investigación OOS a gran escala. En el caso de laboratorios contratados, el laboratorio debe transmitir sus datos, hallazgos y documentación de respaldo a la Unidad de Calidad (QU) de la empresa fabricante. La QU de la empresa fabricante debe iniciar la investigación OOS de Fase 2 (a gran escala), siempre que no se identifique un error de laboratorio.
Responsabilidad del analista
El analista que realiza el ensayo es el primer responsable de lograr resultados precisos y exactos. Debe ser consciente de los posibles problemas que podrían ocurrir durante el análisis y estar atento a aquellos que podrían derivar en resultados inexactos.
De acuerdo con las regulaciones cGMP, el analista debe asegurarse de que se utilicen instrumentos que cumplan con las especificaciones establecidas y cuyo estado de calibración/calificación sea adecuado.
En caso de métodos analíticos con requisitos de adecuabilidad del sistema, debe asegurarse del cumplimiento de éstos. Si durante el desarrollo de un ensayo observa indicios de que el sistema no funciona correctamente (por ejemplo, no se cumple algún parámetro de adecuabilidad del sistema para un estándar inyectado a lo largo de la corrida cromatográfica) todos los datos recopilados durante el período sospechoso deben identificarse adecuadamente y no deben utilizarse. La causa del mal funcionamiento debe identificarse y, si es posible, corregirse.
Los analistas deben verificar el cumplimiento de la muestra con las especificaciones previo al descarte de las preparaciones muestra estándar utilizadas. Cuando se obtienen resultados inesperados y no existe una explicación obvia, las soluciones preparadas deben conservarse, si son estables y el analista debe informar al supervisor. Se debe iniciar inmediatamente una evaluación de la exactitud de los resultados.
La asignación de una causa para los resultados OOS se verá facilitada en gran medida si las preparaciones de muestra y estándar retenidas se examinan inmediatamente.
En los casos en los que se observen errores obvios, como el derrame de una solución o la transferencia incompleta muestra, el analista debe documentar inmediatamente lo que sucedió y no debe continuar con el análisis. Los análisis nunca deben completarse con el único propósito de ver qué resultados se pueden obtener cuando se identifican errores obvios.
Responsabilidades del supervisor del laboratorio
Una vez que se ha identificado un resultado OOS, la evaluación del supervisor debe ser objetiva (sin suposiciones preconcebidas sobre la causa) y oportuna. Una evaluación inmediata podría incluir un nuevo examen de las soluciones estándar y muestra utilizadas y el material de vidrio utilizado en la preparación de las soluciones originales.
Como parte de la evaluación el supervisor debe:
- Discutir el método con el analista, confirmar el conocimiento del analista y el correcto desempeño.
- Revisar los datos crudos, incluidos los cromatogramas y espectros e identificar información anómala o sospechosa.
- Verificar que los cálculos sean apropiados y correctos y determinar si se han realizado cambios no autorizados o no validados en los métodos de cálculo automatizados.
- Confirmar el desempeño de los instrumentos.
- Determinar que se utilizaron los estándares de referencia, solventes y reactivos apropiados y que cumplan con las especificaciones de control de calidad.
- Evaluar el desempeño del método analítico en función de datos históricos y de validación.
- Registrar y conservar evidencia de esta evaluación de laboratorio.
Se deben postular y probar las distintas hipótesis sobre lo que podría haber sucedido (por ejemplo, error de dilución, mal funcionamiento del instrumento). El examen de las soluciones retenidas debe realizarse como parte de la investigación de laboratorio.
Como ejemplo, las soluciones se pueden volver a inyectar como parte de una investigación en la que se sospecha un mal funcionamiento transitorio del equipo. SI bien no es sencillo probar esta hipótesis, la reinyección de soluciones puede proporcionar evidencia de que el problema es atribuible al instrumento.
Se puede realizar una extracción adicional de una unidad de dosificación, para determinar si se extrajo completamente durante el análisis original. La extracción incompleta podría invalidar los resultados del ensayo y debería dar lugar al cuestionamiento de la validación del método analítico.
Si como resultado de la investigación preliminar se determina que hubo un error en el laboratorio, se debe invalidar el ensayo. En caso de que la causa sea indeterminada, el laboratorio fabricante debe realizar una investigación completa del resultado OOS (Fase II).
Fase II
Cuando no es posible atribuir el resultado OOS a un error analítico, se debe realizar una investigación completa del mismo utilizando un procedimiento definido. El objetivo debe ser determinar la causa raíz y tomar las medidas correctivas y preventivas necesarias. Esta investigación incluye revisión de documentación de producción, procedimientos de muestreo y análisis adicionales, así como la evaluación del impacto de este resultado en otros lotes liberados.
A. Revisión de la producción
La investigación debe ser realizada por la Unidad de Calidad e involucrar a todos los departamentos que podrían estar implicados (Producción, Desarrollo de procesos, Mantenimiento e ingeniería). En los casos de elaboración tercerizada deben incluirse todos los sitios potencialmente involucrados. Debe identificarse e investigar cualquier otro problema potencial.
El registro escrito de la revisión debe incluir la siguiente información:
- Motivo de la investigación.
- Resumen de los aspectos del proceso de fabricación que pueden haber causado el problema.
- Resultados de la revisión de documentación, con la asignación de causa real o probable.
- Resultados de la revisión realizada para determinar si el problema ha ocurrido anteriormente.
- Descripción de las acciones correctivas tomadas.
Si la investigación OOS confirma el resultado de OOS e identifica la causa raíz, se da por finalizada la investigación OOS y el producto rechazado. Sin embargo, se debe completar una investigación que se extienda a otros lotes o productos que puedan haber estado asociados con la falla específica.
Los resultados de OOS pueden indicar una falla en el diseño del producto o proceso. En estos casos, es esencial el rediseño del producto o proceso para garantizar la calidad reproducible.
B. Pruebas de laboratorio adicionales
Una investigación OOS completa puede incluir pruebas de laboratorio adicionales a las realizadas en la Fase I. Estos incluyen (1) volver a analizar una parte de la muestra original y (2) volver a tomar muestras.
1. Volver a realizar la prueba
La muestra utilizada para la nueva prueba debe tomarse del mismo material homogéneo que se recolectó originalmente y que produjo el resultado OOS.
Las situaciones en las que se indica volver a realizar la prueba incluyen:
Determinación del mal funcionamiento del equipo.
Identificación de un posible problema de manipulación de muestras (por ejemplo, error de dilución).
Estas decisiones deben basarse en los objetivos de los ensayos y tener base científica. Es importante que el plan de repetición del ensayo incluya que los nuevos ensayos sean realizados por otro analista de igual experiencia y calificación que el original.
En ningún caso se considera aceptable la práctica de “análisis hasta cumplimiento». El número máximo de ensayos que pueden realizarse en una muestra debe especificarse de antemano en un procedimiento operativo estándar (POE) escrito y basarse en principios científicos. No debe ajustarse en función de los resultados obtenidos. Los procedimientos predeterminados de repetición de pruebas de la empresa deben contener un punto en el que finalicen las pruebas adicionales y se evalúe el lote. Si los resultados no son satisfactorios en este punto, el lote es sospechoso y debe ser rechazado o retenido en espera de una investigación adicional.
En el caso de un error de laboratorio claramente identificado, los resultados de la nueva prueba sustituirían al resultado de la prueba original. Todos los datos originales deben conservarse.
Si no se identifican errores de laboratorio o de cálculo en la primera prueba, no hay base científica para invalidar los resultados OOS iniciales. Todos los resultados de las pruebas, tanto aprobados como sospechosos, deben informarse y considerarse en las decisiones de liberación o rechazo de lotes.
2. Remuestreo
Implica analizar una muestra de cualquier unidad adicional recolectada como parte del procedimiento de muestreo original o de una nueva muestra recolectada del lote.
Los mecanismos de control para el examen de muestras adicionales deben estar de acuerdo con procedimientos predeterminados y estrategias de muestreo. El remuestreo debe realizarse mediante los mismos métodos calificados y validados que se utilizaron para el muestreo original.
La investigación puede concluir que la muestra original se preparó incorrectamente y, por lo tanto, no era representativa de la calidad del lote. Esto podría estar indicado, por ejemplo, por resultados muy variados obtenidos de varias alícuotas de un compuesto original (después de determinar que no hubo error en la realización del análisis). Si la investigación determina que el método de muestreo inicial era inadecuado, se debe desarrollar un nuevo método de muestreo.
C. Presentación de informes sobre los resultados de las pruebas
Las prácticas utilizadas en la presentación de informes y la interpretación de los resultados de las pruebas incluyen (1) pruebas de promedio y (2) pruebas de valores atípicos.
Promedio
a. Usos apropiados
El uso de promedios puede proporcionar un resultado más preciso cuando es posible suponer que la muestra es homogénea.
El uso de réplicas para llegar a un único resultado reportable y el número específico de réplicas utilizadas, deben especificarse en el método de análisis. Los límites de aceptación para la variabilidad entre las réplicas también deben especificarse en el método. Si no se cumplen los límites de aceptación para la variabilidad de la replicas, no se deben utilizar los resultados del ensayo.
Estos usos apropiados de promediar los datos pueden usarse durante una investigación OOS solo si se usaron durante la prueba original que produjo el resultado OOS.
b. Usos inapropiados
La dependencia del promedio tiene la desventaja de ocultar la variabilidad entre los resultados de las pruebas individuales.
El promedio también puede ocultar variaciones en diferentes porciones de un lote o dentro de una muestra. Por ejemplo, el uso de promedios es inapropiado cuando se realiza la uniformidad de la mezcla de polvo o las determinaciones de uniformidad del contenido de la forma de dosificación.
En el contexto de las pruebas adicionales realizadas durante una investigación OOS, promediar los resultados de la prueba original que motivó la investigación con resultados adicionales de repetición de prueba o remuestreo obtenidos durante la investigación OOS no es apropiado porque oculta la variabilidad entre los resultados individuales. Es fundamental que el laboratorio proporcione todos los resultados individuales para su evaluación y consideración por parte de la QU.
Pruebas de valores atípicos (outliers)
En raras ocasiones, se puede obtener un valor que es marcadamente diferente de los demás en una serie obtenida utilizando un método validado. Tal valor puede calificarse como un valor atípico estadístico. Un valor atípico puede resultar de una desviación de los métodos de análisis, o puede ser el resultado de la variabilidad en la muestra. Nunca se debe asumir que la razón de un valor atípico es un error en el procedimiento de ensayo en lugar de la variabilidad inherente en la muestra.
Las pruebas de valores atípicos son un procedimiento estadístico para identificar aquellos datos que son extremos a partir de una matriz. El uso de pruebas de valores atípicos debe definirse en los procedimientos operativos para la interpretación de los datos y estar bien documentado. Los mismos deben incluir la prueba de valores atípicos a aplicar, así como el número mínimo de resultados necesarios para obtener una evaluación estadísticamente significativa de la prueba de valores atípicos especificada.
Para los ensayos biológicos que tienen una alta variabilidad, una prueba de valor atípico puede ser un análisis estadístico apropiado para identificar aquellos resultados que son observaciones estadísticamente extremas. En estos casos, la observación atípica se omite de los cálculos. La USP también afirma que «el rechazo arbitrario o la retención de una respuesta aparentemente aberrante puede ser una fuente grave de sesgo … el rechazo de las observaciones únicamente sobre la base de sus magnitudes relativas, sin investigar la causa, es un procedimiento que debe utilizarse con moderación» (USP <111>).
Para pruebas químicas validadas con una varianza relativamente pequeña y si la muestra que se está probando puede considerarse homogénea una prueba de valor atípico es solo un análisis estadístico de los datos obtenidos de las pruebas y las nuevas pruebas. No identificará la causa de una observación extrema y, por lo tanto, no debe usarse para invalidar el resultado sospechoso.
Una prueba atípica puede ser de algún valor para comprender cuán discordante es un resultado de un conjunto de datos, pero puede usarse únicamente con fines informativos en el curso de una investigación.
Las pruebas de valores atípicos no tienen aplicabilidad en los casos en que la variabilidad en el producto es lo que se está evaluando.
Al utilizar estas prácticas durante las pruebas adicionales realizadas en una investigación OOS, el laboratorio obtendrá múltiples resultados. Es fundamental que se proporcionen todos los resultados de las pruebas para su evaluación y consideración por parte de la QU en su decisión de disposición final.
Conclusión de la investigación
Para concluir la investigación, QU debe:
- Evaluar los resultados.
- Determinar la calidad del lote.
- Decidir liberar o rechazar el lote.
A. Interpretación de los resultados de la investigación
La QU es responsable de interpretar los resultados de la investigación. Un resultado OOS inicial no necesariamente significa que el lote deba rechazarse. El resultado de OOS debe investigarse, y los hallazgos de la investigación, incluidos los resultados de los nuevos ensayos, deben interpretarse para evaluar el lote.
En aquellos casos en que la investigación confirma un resultado OOS, el mismo debe usarse para evaluar la calidad del lote. Un resultado OOS confirmado indica que el lote no cumple con los estándares o especificaciones establecidos y debe resultar en el rechazo del lote.
Para investigaciones no concluyentes, en los casos en que una investigación no revela una causa para el resultado OOS pero tampoco confirma el mismo, el resultado OOS debe tenerse plenamente en cuenta en la decisión de disposición del lote.
En el caso de OOS confirmado, la investigación cambia de una investigación OOS a una investigación de falla de lote y debe extenderse a otros lotes o productos que puedan haber estado asociados con la falla específica.
En el segundo caso (no concluyente), la QU aún podría decidir en última instancia liberar el lote. Por ejemplo, si después de una investigación exhaustiva concluye que el resultado OOS inicial no reflejaba la verdadera calidad del lote.
En respuesta a esta falla para detectar la desviación de laboratorio, es esencial que la investigación incluya un seguimiento adecuado para evitar la recurrencia de los errores de laboratorio que podrían haber llevado al resultado OOS.
Cualquier decisión de liberar un lote, a pesar de un resultado OOS inicial que no ha sido invalidado, debe producirse solo después de que una investigación completa haya demostrado que el resultado OOS no refleja la calidad del lote. Al tomar tal decisión, la QU siempre debe pecar de cautelosa.
B. Precauciones
- Promediar los resultados de múltiples preparaciones de muestras de la muestra original
En los casos en que el procedimiento de prueba requiere una serie de réplicas y algunos de los cuales son OOS, algunos están dentro de la especificación y todos están dentro de la variabilidad conocida del método, es igualmente probable que los resultados de aprobación representen el valor real de la muestra que los resultados OOS. Por esta razón, se debe tratar el promedio de estos valores como un resultado OOS, incluso si ese promedio está dentro de las especificaciones. - Promediar los resultados de la misma preparación final de la muestra
Puede haber casos en los que el método de ensayo especifique criterios de aceptación apropiados para la variabilidad y un número predefinido de réplicas de la solución final de muestra diluida para llegar a un resultado. Si se cumplen los criterios de aceptación de variabilidad, el resultado de cualquier réplica individual en sí mismo no debe hacer que el resultado reportable sea OOS. - Resultados cercanos a los límites, pero dentro de las especificaciones
Un resultado de ensayo que es bajo, pero dentro de las especificaciones, también debería plantear una preocupación. Una causa del resultado podría ser que el lote no se formuló correctamente.
Bibliografía
- “Investigating Out-of Specification (OOS) Test Results for Pharmaceutical Production. Guidance for Industry.” U.S. Department of Health and Human Services. Food and Drug Administration. Center for Drug Evaluation and Research (CDER) May 2022. Pharmaceutical Quality/Manufacturing Standards. Current Good Manufacturing Practice (CGMP). Revision 1